Avec les avancées technologiques, il est désormais possible de gérer automatiquement les ventes et les achats dans une entreprise. En effet, il existe actuellement des logiciels de caisse capables d’aider les dirigeants d’entreprises à suivre leurs transactions financières de manière simple et sécurisée. Cependant, le choix de ces outils ne se fait pas au hasard. L’organisation des transactions et la légalité de votre établissement en dépendent. Alors, comment choisir un bon logiciel de caisse ? Voici le guide.
Comment trouver le bon logiciel de caisse pour votre entreprise ?
En France, plus de 250 logiciels de caisse sont utilisés par les entreprises. Ainsi, il est difficile de choisir, surtout si vous n’avez pas encore utilisé ce genre de logiciel. Pour vous aider, voici les critères à prendre en compte pour votre recherche :
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L’adéquation du logiciel avec l’activité de votre établissement
Les logiciels de caisse ne sont pas les mêmes pour chaque type d’activité. Par exemple, les fonctionnalités d’un logiciel de caisse de restaurant ne seront pas forcément compatibles avec la gestion d’une salle de coiffure. La meilleure manière de faire, c’est de vous renseigner auprès de l’éditeur pour déterminer les réels besoins de votre entreprise. Certains éditeurs peuvent en effet vous concevoir des logiciels sur mesure pour votre activité.
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La facilité d’utilisation
Un bon logiciel se doit d’être pratique et ergonomique. Cela permet d’éviter la perte du temps lors de son utilisation. L’interface, ainsi que la navigation dans le logiciel, doivent être rapides et fonctionnelles pour traiter rapidement les commandes. Par ailleurs, il doit aussi être évolutif pour s’adapter aux avancées technologies.
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La sécurité et le respect des normes en vigueur
En France, tous les logiciels utilisés par les entreprises et commerçants doivent être certifiés depuis 2018. Pour vérifier la légalité, demandez s’il dispose d’un certificat délivré par un organisme certifié comme l’AFNOR. À savoir que l’utilisation d’un logiciel non-légalisé est passible d’une amende allant jusqu’à 7 500 euros.
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La notoriété du développeur du logiciel
Choisir un éditeur de renom est la meilleure garantie de disposer d’un logiciel performant. De plus, vous pourriez bénéficier de plusieurs avantages : des mises à jour régulières du logiciel, un service clientèle de qualité, une protection contre les virus, un service de maintenance…
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Le coût
C’est un critère essentiel si vous voulez faire plus d’économie. Pour trouver l’agence digitale qui offre le meilleur rapport qualité-prix, il est conseillé de comparer plusieurs devis avant de faire votre choix. Le devis doit être détaillé, car il peut présenter des coûts cachés sur les services supplémentaires tels que la maintenance, l’abonnement, les mises à jour, etc.
Faut-il acheter ou louer son logiciel de caisse ?
Acheter un logiciel de caisse peut s’avérer onéreux pour certaines entreprises. Alors, pourquoi ne pas se tourner vers la location ? En effet, il est tout à fait possible de louer un logiciel de caisse. De nombreuses solutions existent à vous dont : le cloud, le logiciel de comptabilité en ligne ou le mode SaaS. En plus du coût, la location présente de nombreux avantages plus particulièrement en termes d’utilisation. En effet, vous n’aurez pas à installer le logiciel, car tout se fait en ligne. De plus, vous bénéficiez d’une mise à jour régulière par l’éditeur du logiciel.
Par ailleurs, les entreprises qui choisissent de louer un logiciel de caisse doivent disposer d’une connexion permanente et de haut débit. En effet, les données ne sont consultables que si l’entreprise est connectée à internet. Ainsi, cette option n’est pas conseillée si votre entreprise est installée dans une zone mal desservie de connexion. Côté prix, même si l’achat présente un investissement considérable, c’est la meilleure solution si vous prévoyez d’utiliser le logiciel à long terme.
